Wenn es um an mich gerichtete Schreiben geht, bin ich an sich nicht besonders eitel. Doch wie alle Menschen kenne auch ich Schmerzgrenzen, die es mir erheblich erschweren, sachlich und unvoreingenommen zu antworten, wenn bestimmte Standards der zivilisierten Kommunikation nicht gewahrt werden. Da ich diese Empfindlichkeit mit vielen anderen Menschen teile, liegt es wohl nicht nur in meinem Interesse, meinen Standpunkt hier darzulegen — in der Hoffnung, da\u00df es dann insbesondere jungen Menschen leichter f\u00e4llt, ihre W\u00fcnsche und Fragen an mich und andere so zu formulieren, da\u00df sie ernstgenommen und positiv beantwortet werden.Im schriftlichen Verkehr mit anderen Menschen gelten andere Regeln als in der m\u00fcndlichen Kommunikation. Denn hier gibt man dem Adressaten „schwarz auf wei\u00df“, also in einer dauerhaften Form, wichtige Hinweise darauf, welche Art von Kommunikationspartner man sein m\u00f6chte (und sein kann). Jeder Leser zieht unwillk\u00fcrlich aus dem Geschriebenen R\u00fcckschl\u00fcsse auf den Schreiber; das hieraus gewonnene Bild des Schreibers beeinflu\u00dft dann die Reaktion des Lesers auf die inhaltlichen Anliegen eines Textes.<\/p>\n
\nOder k\u00fcrzer: Ob man geneigt ist, den Inhalt eines Schreibens zu akzeptieren, h\u00e4ngt ganz stark von dessen Form ab.<\/strong> Also tut jeder, der von jemand anderem etwas will, gut daran, die geltenden Schreibkonventionen zu beachten — sonst benachteiligt man sich selbst.
\nDie folgenden \u00dcberlegungen zum Verfassen einer regelkonformen E-Mail sind „guidelines<\/em><\/strong>„, wie die legend\u00e4re Elizabeth Swann in „Pirates of the Caribbean“ gesagt h\u00e4tte — man mu\u00df sich nicht in jedem Fall wortw\u00f6rtlich daran halten, aber dem Geiste nach empfiehlt es sich schon.<\/p><\/blockquote>\nRichtlinien<\/h2>\n
Der Betreff<\/h3>\n
W\u00e4hlen Sie f\u00fcr Ihre E-Mail einen aussagekr\u00e4ftigen, nicht zu langen Betreff. Wenn es um eine Frist oder einen Termin geht, geben Sie diese(n) im Betreff an.<\/p>\n
Die Anrede<\/h3>\n
\n
- Streichen Sie „Hallo“ aus Ihrem Wortschatz.<\/strong><\/li>\n
- Wie hei\u00dft Ihr Empf\u00e4nger vollst\u00e4ndig?<\/li>\n
- Haben Sie den Vor- und Zunamen richtig geschrieben?<\/li>\n
- F\u00fchrt der Empf\u00e4nger Titel oder akademische Gradbezeichnungen?<\/strong><\/li>\n
F\u00fcr Studierende liegt die Vermutung nahe, da\u00df ihr Adressat promoviert (Dr.) oder gar Professor (einschlie\u00dflich Juniorprofessoren und Lehrstuhlvertretern) ist. Genannt wird jeweils nur der h\u00f6chste akademische Grad<\/strong>. Dann lautet die Anredeformel also:<\/p>\n
\nSehr geehrte Frau Prof. XY,
\noder:<\/em>
\nSehr geehrter Herr Prof. XY,
\noder:<\/em>
\nSehr geehrte Frau Dr. XY,
\noder:<\/em>
\nSehr geehrter Herr Dr. XY,<\/p><\/blockquote>\n(und keinesfalls: „Prof. Dr. Dr. hc. (Vorname) (Nachname)“).<\/p>\n
- Kennen Sie den Empf\u00e4nger schon l\u00e4nger und wissen Sie, da\u00df er keinen ausdr\u00fccklichen Wert auf eine f\u00f6rmliche Anrede legt?<\/li>\n
Dann d\u00fcrfen Sie den akademischen Grad weglassen.<\/p>\n
- Hat der Adressat Ihnen schon einmal geschrieben und Sie dabei mit „liebe\/r“ statt „Sehr geehrte\/r“ angeschrieben?<\/li>\n
Dann d\u00fcrfen Sie es auch mit „Liebe\/r“ statt „Sehr geehrte\/r“ versuchen. Nat\u00fcrlich verbunden mit „Herr\/Frau“ und dem Nachnamen — es sei denn, Sie duzen einander ulkigerweise.<\/ul>\n
Der Hauptteil<\/h3>\n
\n
- Schreiben Sie, worum es Ihnen geht.<\/li>\n
Fassen Sie sich so kurz, wie es geht — aber lassen Sie nat\u00fcrlich nichts weg, was zum Verst\u00e4ndnis Ihres Anliegens logisch notwendig ist.<\/p>\n
- Wenn es Ihnen um eine Frist<\/strong> geht,<\/li>\n
bis zu der Sie eine Reaktion des Adressaten ben\u00f6tigen, heben Sie dies deutlich hervor und warten Sie damit nicht bis zu Seite 99: Am besten schreiben Sie dies bereits im ersten Absatz<\/strong>.<\/p>\n
- Ber\u00fccksichtigen Sie die Rechtschreibregeln<\/strong>.<\/li>\n
Egal, ob alte oder neue Regeln: Versuchen Sie, Fehler zu vermeiden. Besonders l\u00e4stig sind ausgelassene Kommata, falsche Pluralbildungen („Lexikons“), falsche Unterscheidung zwischen „das“ und „da\u00df\/dass“ sowie falsche Satzstellung nach „weil“. E-Mails, in denen „weil“ falsch benutzt wird, schicke ich ungelesen wieder zur\u00fcck.<\/strong><\/p>\n
- Schreiben Sie „Sie“, „Ihr“, „Ihre“, „Ihnen“ gro\u00df<\/strong>,<\/li>\n
wenn damit der Adressat gemeint ist. Schreiben Sie auch „Du“, „Dein“, „Dir“, „Dich“, „Ihr“, „Eure“, „Euch“ gro\u00df — lassen Sie sich nicht einreden, das d\u00fcrfe nach den neuen Regeln klein geschrieben werden. „Respekt“ schreibt man ja auch gro\u00df.<\/p>\n
- Wenn Sie wollen, da\u00df der Adressat etwas f\u00fcr Sie tut: Bitten Sie<\/strong> ihn darum — er wird es dann um so lieber tun!
\nSehr bew\u00e4hrte und wirksame Zauberformeln<\/strong> sind:<\/p>\n„Darf ich Sie bitten …“
\n„W\u00e4re es Ihnen m\u00f6glich …“
\n„W\u00e4re es Ihnen recht …“
\n„Bitte teilen Sie mir mit …“
\n„Bitte lassen Sie mich wissen …“
\n„Darf ich Sie am … um … in Ihrer Sprechstunde aufsuchen?“
\n„H\u00e4tten Sie Zeit, …“
\n„W\u00e4ren Sie damit einverstanden …“ usw.<\/p><\/blockquote>\n<\/li>\n<\/ul>\nDer Schlu\u00df<\/h3>\n
\n
- Eine schriftliche Mitteilung endet mit einem Gru\u00df<\/strong>.
\nIm deutschen Sprachraum \u00fcblich sind Formeln wie:<\/p>\nMit freundlichen Gr\u00fc\u00dfen
\noder:<\/em>
\nMit freundlichem Gru\u00df
\noder etwas bescheidener und daher h\u00f6flicher als der Plural:<\/em>
\nFreundlich gr\u00fc\u00dft<\/p><\/blockquote>\nDas Adjektiv „freundlichen\/em\/<\/em>“ k\u00f6nnen Sie durch „besten\/em\/ens<\/em>“ ersetzen, wenn Sie den Adressaten schon kennen und ihn immer noch m\u00f6gen, und mit „herzlichen\/em\/<\/em>„, wenn Sie mit ihm schon einmal ein Bier getrunken, einen Kuchen geteilt, Karaoke gesungen oder ein komplettes Hauptseminar durchgemacht haben.<\/li>\n
- Schreiben Sie „Ihr“ oder „Ihre“ nur vor Ihren Namen, wenn Sie den Adressaten schon kennen und Sie wirklich und bald eine Antwort haben wollen.<\/li>\n
- Schreiben Sie unter Ihren Namen Ihre Telefonnummer oder Postanschrift, wenn Sie ganz sicher sein wollen, da\u00df Sie die Antwort auch bekommen.<\/li>\n<\/ul>\n
Die Anlagen<\/h3>\n
Anlagen sollten Sie in einem Format mitschicken, das den Adressaten nicht \u00fcberfordert — also weder zu umfangreich (es sei denn, Sie haben vorher gekl\u00e4rt, da\u00df der Adressat Ihre 20-MB-Datei auch empfangen kann und will) noch in ausgefallenen Dateiformaten. Am besten in der Praxis: Schicken Sie PDF-Dateien<\/strong>, die sind auch am sichersten vor Viren gesch\u00fctzt und k\u00f6nnen von fast jedem Emf\u00e4nger ge\u00f6ffnet werden, der \u00fcberhaupt einen Computer besitzt.<\/p>\n
Durchschriften<\/h3>\n
Wenn Sie eine E-Mail nicht nur an den eigentlichen Empf\u00e4nger richten, sondern per Durchschrift („cc“) auch anderen mitteilen, achten Sie darauf, ob Sie den Empf\u00e4nger (oder sich selbst) dadurch in eine mi\u00dfliche Situation bringen k\u00f6nnten. Was Sie m\u00fcndlich nur unter vier Augen besprechen w\u00fcrden, sollten Sie auch schriftlich nicht unn\u00fctz streuen. Fragen Sie den Adressaten vorher, ob er damit einverstanden ist, da\u00df Sie Details aus Ihrer Korrespondenz an andere mitteilen. Auch f\u00fcr Emails gilt das Briefgeheimnis.<\/a>1<\/sup><\/a><\/strong><\/p>\n
„Weltraumschrott“<\/h3>\n
Manche E-Mail-Programme sind so eingestellt, da\u00df die Antwortfunktion automatisch den gesamten Vorgang zitiert und mitsendet. Auf diese Weise entsteht eine Art E-Mail-Schleppe, die in den allermeisten F\u00e4llen so \u00fcberfl\u00fcssig wie Weltraumschrott ist. Vor dem Absenden l\u00f6schen<\/strong> Sie also bitte diejenigen Teile des Vorgangs, die nicht wiederholt gesendet werden m\u00fcssen.<\/p>\n
Und nun … viel Erfolg beim Schreiben!<\/p>\n
Anmerkungen<\/h4>\n
<\/a>1<\/sup><\/a> Vgl. OLG Karlsruhe, Beschlu\u00df vom 10.1.2005, 1 Ws 152\/04<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Vorbemerkung Wenn es um an mich gerichtete Schreiben geht, bin ich an sich nicht besonders eitel. Doch wie alle Menschen kenne auch ich Schmerzgrenzen, die es mir erheblich erschweren, sachlich und unvoreingenommen zu antworten, wenn bestimmte Standards der zivilisierten Kommunikation nicht gewahrt werden. Da ich diese Empfindlichkeit mit vielen anderen Menschen teile, liegt es wohl nicht nur in meinem Interesse, meinen Standpunkt hier darzulegen — in der Hoffnung, da\u00df es dann insbesondere jungen Menschen leichter f\u00e4llt, ihre W\u00fcnsche und Fragen an mich und andere so zu formulieren, da\u00df sie ernstgenommen […]<\/p>\n","protected":false},"author":49,"featured_media":7358,"parent":131,"menu_order":3,"comment_status":"closed","ping_status":"open","template":"","meta":{"footnotes":""},"class_list":["post-759","page","type-page","status-publish","has-post-thumbnail","bnp_pattern1","cat-1-id","has_thumb"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/759","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/49"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=759"}],"version-history":[{"count":25,"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/759\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":7359,"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/759\/revisions\/7359"}],"up":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/131"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/7358"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/kotoba.japankunde.de\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=759"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}