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Emails richtig schreiben

Vorbemerkung

Wenn es um an mich gerichtete Schreiben geht, bin ich an sich nicht besonders eitel. Doch wie alle Menschen kenne auch ich Schmerzgrenzen, die es mir erheblich erschweren, sachlich und unvoreingenommen zu antworten, wenn bestimmte Standards der zivilisierten Kommunikation nicht gewahrt werden. Da ich diese Empfindlichkeit mit vielen anderen Menschen teile, liegt es wohl nicht nur in meinem Interesse, meinen Standpunkt hier darzulegen — in der Hoffnung, daß es dann insbesondere jungen Menschen leichter fällt, ihre Wünsche und Fragen an mich und andere so zu formulieren, daß sie ernstgenommen und positiv beantwortet werden.Im schriftlichen Verkehr mit anderen Menschen gelten andere Regeln als in der mündlichen Kommunikation. Denn hier gibt man dem Adressaten „schwarz auf weiß“, also in einer dauerhaften Form, wichtige Hinweise darauf, welche Art von Kommunikationspartner man sein möchte (und sein kann). Jeder Leser zieht unwillkürlich aus dem Geschriebenen Rückschlüsse auf den Schreiber; das hieraus gewonnene Bild des Schreibers beeinflußt dann die Reaktion des Lesers auf die inhaltlichen Anliegen eines Textes.

Elizabeth Swann
Oder kürzer: Ob man geneigt ist, den Inhalt eines Schreibens zu akzeptieren, hängt ganz stark von dessen Form ab. Also tut jeder, der von jemand anderem etwas will, gut daran, die geltenden Schreibkonventionen zu beachten — sonst benachteiligt man sich selbst.
Die folgenden Überlegungen zum Verfassen einer regelkonformen Email sind „guidelines„, wie die legendäre Elizabeth Swann in „Pirates of the Caribbean“ gesagt hätte — man muß sich nicht in jedem Fall wortwörtlich daran halten, aber dem Geiste nach empfiehlt es sich schon.

Richtlinien

Der Betreff

Wählen Sie für Ihre Email einen aussagekräftigen, nicht zu langen Betreff. Wenn es um eine Frist oder einen Termin geht, geben Sie diese(n) im Betreff an.

Die Anrede

Der Hauptteil

Der Schluß

Die Anlagen

Anlagen sollten Sie in einem Format mitschicken, das den Adressaten nicht überfordert — also weder zu umfangreich (es sei denn, Sie haben vorher geklärt, daß der Adressat Ihre 20-MB-Datei auch empfangen kann und will) noch in ausgefallenen Dateiformaten. Am besten in der Praxis: Schicken Sie PDF-Dateien, die sind auch am sichersten vor Viren geschützt und können von fast jedem Emfänger geöffnet werden, der überhaupt einen Computer besitzt.

Durchschriften

Wenn Sie eine Email nicht nur an den eigentlichen Empfänger richten, sondern per Durchschrift („cc“) auch anderen mitteilen, achten Sie darauf, ob Sie den Empfänger (oder sich selbst) dadurch in eine mißliche Situation bringen könnten. Was Sie mündlich nur unter vier Augen besprechen würden, sollten Sie auch schriftlich nicht unnütz streuen. Fragen Sie den Adressaten vorher, ob er damit einverstanden ist, daß Sie Details aus Ihrer Korrespondenz an andere mitteilen. Auch für Emails gilt das Briefgeheimnis.1

„Weltraumschrott“

Manche Email-Programme sind so eingestellt, daß die Antwortfunktion automatisch den gesamten Vorgang zitiert und mitsendet. Auf diese Weise entsteht eine Art Email-Schleppe, die in den allermeisten Fällen so überflüssig wie Weltraumschrott ist. Vor dem Absenden löschen Sie also bitte diejenigen Teile des Vorgangs, die nicht wiederholt gesendet werden müssen.

Und nun … viel Erfolg beim Schreiben!

Anmerkungen

1 Vgl. OLG Karlsruhe, Beschluß vom 10.1.2005, 1 Ws 152/04.